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Solutions pour entreprises

Votre entreprise a-t-elle des « trous de mémoire »?

10 avr. 2013

Par Videotron Business Solutions

Tout comme pour les individus, la mémoire d’une organisation peut s’épuiser. C’est donc une ressource à préserver.

Le climat économique des dernières décennies a incité les entreprises à revoir leurs stratégies et leurs façons de faire. Dans un souci de maintenir leur position sur le marché, celles-ci ont cherché à améliorer la qualité des produits à des coûts toujours plus compétitifs. En même temps, un nombre croissant d’entreprises ont découvert que le capital humain, au même titre que les autres ressources, représentait une valeur économique importante, et ce, particulièrement en ce qui concerne les connaissances détenues par les employés. Ces savoirs sont maintenant perçus comme une ressource stratégique pour augmenter la productivité et améliorer la performance de l’entreprise.

La mémoire organisationnelle

De là sont nés les concepts de gestion des connaissances ou de mémoire organisationnelle qui se définit en général comme le patrimoine des connaissances d’une organisation, constitué de l’ensemble des connaissances explicites et tacites au sein de celle-ci.

Au fil des ans, les membres du personnel cumulent des connaissances et des observations, développent une expertise et un savoir-faire précieux, et acquièrent des compétences qui les rendent de plus en plus efficaces dans leur prestation des services. Ce sont les connaissances tacites. Elles constituent souvent une bonne partie de la richesse opérationnelle d’une entreprise.

Les connaissances explicites, quant à elles, sont les documents qui peuvent être archivés sous forme papier ou électronique, partagés par un système d’information (processus, projets, clients, fournisseurs, etc.) et réutilisables.

La mémoire organisationnelle repose largement sur les expériences, sur les connaissances et les compétences acquises au cours des années et transmises aux nouveaux employés d’une organisation de façon formelle (réunions, formations,) ou informelle (contacts personnels, relations de mentorat)

Les avantages de préserver la mémoire organisationnelle

Trop souvent, les entreprises pensent à documenter leurs processus, mais elles oublient que chaque employé détient des informations spécifiques, par exemple au sujet d’un client, que ce soit l’approche privilégiée par celui-ci ou un historique bien précis dont il faut tenir compte tout au long de la relation d’affaires. Ce sont aussi ces informations et leur utilisation qui font souvent la différence dans le maintien et la qualité du lien d’affaires avec le client.

De nombreux autres avantages sont associés à la préservation formelle de cette mémoire :

  • Transmettre le savoir-faire d’un expert avant son départ;
  • Exploiter l’expérience acquise des projets passés (l’entreprise apprenante)
  • Obtenir une vision d’ensemble des compétences et assurer une meilleure planification des besoins des marchés.
  • Améliorer la circulation de l’information et la communication au sein de l’entreprise;
  • Améliorer les compétences des employés;
  • Augmenter la mobilisation

ROBERGE, Michel (2009). Assurer la pérennité de la mémoire organisationnelle pour la bonne gouvernance par la gestion intégrée des documents d’entreprise terminés et officiels en format papier et technologiques ayant une valeur administrative, juridique ou financière. Éd. Michel Roberge. Québec, Canada.

BEKHTI, Smaïn (2010). DyPKM – Un processus dynamique de modélisation et de réutilisation de mémoires de projets. Thèse de doctorat. Université de technologie de Troyes, France.

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