Communications unifiées : Une plus grande satisfaction grâce à vos communications

Autrefois surtout déployées dans les moyennes et grandes entreprises pour leur efficacité, les communications unifiées s’imposent de plus en plus comme un outil incontournable au sein des plus petites compagnies également. Des employés satisfaits de leurs outils de travail, et des clients mieux servis : que demander de mieux? Les entreprises n’ont pas besoin de gérer une centaine de lignes pour bénéficier des effets positifs des communications unifiées. Cette technologie qui, comme son nom l’indique, rassemble les communications, permet à une entreprise de joindre facilement ses employés, peu importe où ils travaillent. Voici cinq raisons d’adopter les communications unifiées.

Communiquer avec ses employés partout, avec un seul numéro

Un client tente de contacter un de vos vendeurs au bureau. Ce dernier, malheureusement pour le client, est sur la route. Il y a de bonnes chances que le vendeur n’écoute pas avant quelques heures le message que le client a laissé dans sa boîte vocale. Si l’employé compte terminer sa journée de travail à la maison et qu’il n’a pas pris l’habitude de consulter ses messages à distance, peut-être qu’il n’écoutera le message du client que le lendemain. Dans bien des cas, l’entreprise risque de laisser filer une belle occasion d’affaires.

Une solution de communications unifiées – ou communications en nuage, comme on appelle cette technologie chez Vidéotron Affaires – aurait permis d’éviter ce genre de problème. Grâce aux communications unifiées, il est possible de contacter les employés avec un seul numéro, et ce, peu importe où ils se trouvent à un moment donné.

Dans l’exemple donné précédemment, l’appel du client aurait été transféré automatiquement vers le cellulaire du vendeur puisque ce dernier n’était pas au bureau. Le message aurait été accessible sur tous les appareils du vendeur, y compris son ordinateur, qu’il s’agisse d’un Mac ou d’un Windows

Profiter d’un réceptionniste virtuel

Parmi les avantages associés aux communications unifiées, il y a la possibilité, pour une entreprise, de mettre en place un réceptionniste automatisé qui gère les appels entrants. Puisque la majorité des appels sont acheminés sans intervention humaine, leur gestion en est grandement facilitée.

Le réceptionniste automatisé – ou réceptionniste virtuel – fait plus que de distribuer des messages automatisés. Il permet de diriger les clients vers le bon endroit et de faciliter la mise en contact avec les employés selon l’endroit où ils sont à un moment donné.

Le réceptionniste virtuel, à l’instar d’une personne qui serait affectée à cette tâche, peut diriger les appels vers un service de l’entreprise, où le personnel disponible s’occupera d’y répondre. Grâce à l’interface Web du réceptionniste automatisé, les gestionnaires ont accès à des données comme le temps d’attente et la durée des appels, notamment.

La plateforme permet d’adapter facilement en fonction de la journée ou de la saison par exemple, ce que le réceptionniste automatisé doit communiquer. On peut affirmer qu’en 2022 les clients sont déjà habitués depuis un certain temps au concept de réceptionniste automatisé, qui confère aux petites entreprises une allure encore plus professionnelle.

Réunir tous ses moyens de communications

Selon les forfaits que choisissent les utilisateurs, la plateforme de Vidéotron Affaires, notamment, permet de clavarder, d’effectuer des appels cellulaires ainsi que des appels VoIP sur un réseau Wi-Fi, de tenir des audioconférences et des visioconférences, et de partager son écran avec ses interlocuteurs. Il est même possible de recevoir des fax.

Selon une étude sur les impacts des communications unifiées menée par la firme de consultants Eastern Management Group, les entreprises qui adoptent de telles solutions observeraient une augmentation de leur productivité au bureau de 52 %. Il y a moins de pertes de temps liées aux difficultés de joindre des collègues qui détiennent des informations clés. De plus, d’après une étude réalisée par l’entreprise de solutions technologiques Ultimate Software, 92 % des employés considèrent que le fait d’avoir accès à des technologies leur permettant de mieux travailler augmente leur satisfaction au travail.

Grâce aux communications unifiées, on peut faire plus que la gestion des appels téléphoniques.

Ne pas se soucier de l’entretien et des mises à jour

Le déploiement d’une solution de communications en nuage nécessite évidemment une intégration. Sa durée est généralement de quatre semaines, y compris le temps nécessaire à la migration et à l’apprentissage du système à l’interne. Au cours du processus d’intégration, Vidéotron Affaires guide l’entreprise et forme le personnel.

Une fois que les communications unifiées sont installées, elles ne nécessitent aucun entretien particulier ni expertise spécifique de la part de l’entreprise, et les mises à jour sont automatiques. Cela facilite le maintien de la solution à long terme. Le maintien s’avère aussi moins cher que dans le cas des solutions équivalentes d’ancienne génération.

Profiter de fonctionnalités avancées

Une solution de communications unifiées offre de nombreuses autres fonctionnalités avancées. Pratiques dans un contexte d’affaires, ces fonctionnalités ne font pas nécessairement partie des outils de téléphonie généralement accessibles aux petites entreprises.

L’enregistrement d’appels permet notamment de conserver une copie de chacun des appels, de les organiser et de les retrouver facilement à partir d’une interface Web, et ce, peu importe sur quel appareil l’appel a été effectué. En cas de litige, lorsqu’on se demande quel interlocuteur a dit telle ou telle chose par exemple, cette fonctionnalité permettra ainsi de trancher le débat. L’enregistrement d’appels facilite la formation des nouveaux employés ou la mise en place d’un suivi sur la qualité du service.

Parmi les fonctionnalités avancées des communications unifiées, notons la possibilité d’utiliser une file d’attente pour les différents services d’une entreprise. Si vous effectuez un appel à un service donné dont tous les employés sont occupés, l’appel se placera automatiquement dans la file d’attente. Il est possible de mettre en place certaines règles de débordement s’il y a un trop grand volume d’appels.

Vous souhaitez que vos employés soient accessibles partout, peu importe leur mode de travail. Le télétravail et le mode hybride ont peut-être permis d’offrir au personnel une nouvelle flexibilité, mais cela ne doit pas se faire au détriment de leurs clients et de leurs collègues.