4 étapes pour élaborer votre plan de continuité des affaires

Petite ou grande, toute entreprise doit pouvoir compter sur un plan d’action pour poursuivre ses activités lorsque l’inévitable survient. Selon un sondage de la Banque de développement du Canada (BDC) effectué auprès de 600 entrepreneurs, 73 % des entreprises canadiennes subissaient déjà des effets négatifs de la COVID-19 dès la mi-mars 2020. Or, deux mois plus tard, le combat se poursuit…

Toute crise est évidemment susceptible d’affecter la fluidité de vos opérations. Et les malheurs n’arrivent pas qu’aux autres! D’ailleurs, en 2018, le tiers (33 %) des entreprises québécoises soulignaient avoir déjà subi un sinistre, selon un sondage mené par la firme de recherche marketing SOM pour le ministère de l’Économie et de l’Innovation du Québec (MEI).

La meilleure façon de vous prémunir des difficultés associées à un événement imprévu, c’est de l’imaginer, en amont, et de vous y préparer… comme s’il était réel. Vous serez donc en mesure de protéger vos employés et vos actifs contre un danger imminent, de limiter les dommages causés par l’incident et de reprendre le rythme normal de vos activités malgré le contexte de crise. Plan de continuité des affaires : mode d’emploi!

L’objectif de cette première étape est de bien cerner les enjeux associés à vos différentes sources de revenus. C’est l’occasion, aussi, d’y déceler certaines des forces et faiblesses de votre entreprise. Par exemple, si un seul de vos produits génère 100 % de vos ventes, l’incapacité de le produire ou de le livrer à vos clients habituels pourrait s’avérer une véritable catastrophe pour l’organisation.

À l’inverse, si votre PME fournit une gamme étendue de services — une dizaine, chacun d’eux représentant environ 9-10 % de vos ventes —, l’incapacité temporaire d’offrir un, deux ou trois de ceux-ci n’aura qu’un impact modéré sur vos affaires. Dressez donc dès maintenant la liste des principaux produits et services proposés, en les hiérarchisant en fonction de la proportion du chiffre d’affaires qu’ils génèrent, ou selon le nombre de clients qui en bénéficient. Pour vous accompagner dans cette démarche, le gouvernement du Québec a mis à la disposition des entreprises un bilan d’impact sur les activités que vous pouvez remplir.

En lien avec les produits et services déterminés précédemment, quels sont les risques les plus significatifs pour votre PME? Pour une entreprise manufacturière, l’arrêt de la production causé par l’impossibilité pour plusieurs travailleurs de fournir leur prestation habituelle de travail est l’un des impacts potentiels.

Récemment, au Canada, certaines usines dans le domaine alimentaire ont fermé leurs portes pour une période de 14 jours pour limiter la propagation du coronavirus. Dans cette éventualité, combien de temps votre inventaire vous permettrait-il de durer pour assurer la livraison à vos clients?

Des difficultés d’approvisionnement en matières premières pourraient aussi survenir. Si vous ne dépendez que d’un seul fournisseur pour obtenir les intrants nécessaires à votre production, vous vous placez dans un état de vulnérabilité face à celui-ci. Et si ce dernier n’était pas en mesure de poursuivre ses propres activités en raison d’une catastrophe naturelle?

À l’étape précédente, vous avez mis en évidence deux problématiques potentielles : des employés incapables de se présenter au travail et votre fournisseur unique qui ferme boutique définitivement. Quelles stratégies permettraient de limiter les dégâts dès maintenant? Quelles mesures préventives pouvez-vous implanter pour améliorer votre réponse face à l’adversité? Utilisez la méthode des « 4P » — personnel, procédés, profits et partenariats — pour trouver des solutions à implanter rapidement.

Personnel :

Pour limiter la propagation du coronavirus, révisez l’organisation du travail dans vos locaux. Suivez les recommandations de la santé publique. Vous pourriez installer des panneaux de plexiglas pour séparer chaque travailleur sur la chaîne de montage. Vous pourriez aussi confier un mandat de désinfection quotidien à l’une de vos équipes de travail. L’achat de matériel tel que masques, visières et gants est aussi à envisager.

Pour remédier à la quarantaine à laquelle devront peut-être se plier certains travailleurs, instaurez des séances de formation pour assurer à tous une plus grande polyvalence sur d’autres postes de travail. Il pourrait être judicieux de documenter les procédures et les responsabilités de chaque employé pour faciliter l’adaptation d’un travailleur à un nouveau rôle.

Procédés :

Si vous prévoyez permettre aux employés d’effectuer du télétravail, vous devez alors revoir l’ensemble de vos processus. Les employés ont-ils le matériel requis pour exécuter l’ensemble de leurs tâches? Et qu’en est-il de la sécurité des données de l’entreprise? Les réunions de travail peuvent bien évidemment se dérouler par l’entremise de solutions de communications en nuage ou d’outils de visioconférence tels que Google Hangouts, Zoom, Skype ou Teams, à titre d’exemple. Ou, encore, un dirigeant d’une PME pourrait aussi décider de relocaliser des activités dans un local temporaire.

Profits :

Pour maintenir votre rentabilité, vous devez être en mesure de vous approvisionner à tout moment et à des conditions avantageuses. Dénichez des sources d’approvisionnement alternatives. Les fournisseurs locaux, par exemple, pourraient être plus efficaces, puisque leurs marchandises n’ont pas à traverser les frontières.

Passez un accord avec un autre fournisseur reconnu et confiez-lui une petite proportion de vos besoins en matière première. Vous serez en mesure de vérifier, avant une prochaine crise, si la qualité du produit est comparable et si les délais d’approvisionnement sont respectés.

Partenariats :

Si vos échanges avec clients et fournisseurs s’effectuent sur la base du commerce électronique, vous êtes donc à la merci de la fiabilité du réseau Internet. Vous devez donc prévoir toute crise potentielle qui pourrait survenir dans l’éventualité d’une panne de service.

Exigez une solution de rechange de votre fournisseur de télécommunications pour assurer la continuité de vos affaires. Dans l’éventualité d’un bris de service filaire, assurez-vous d’un accès de relève par le biais du réseau mobile : l’Internet Garanti, voilà ce que vous pourriez exiger!

Pouvoir compter sur un plan de continuité des affaires, c’est bien! Mais l’améliorer au gré de l’évolution de la situation ou de la croissance de votre PME, c’est encore mieux! Il est donc impératif de réviser votre plan sur une base régulière.

Un plan de continuité des activités bien conçu est indéniablement un avantage important que vous vous donnez face à la concurrence. Non seulement serez-vous en mesure de réagir plus efficacement au moment d’un incident, mais vous vous féliciterez, avec raison, de votre prévoyance.